São várias as formas de catalogação dos acervos: por meio de inventário, livro tombo, planilha, de forma analógica ou digital, e uma das formas não necessariamente exclui outra. Mas independente do meio, documentar o acervo é um dos protocolos mais importantes na gestão de um museu, visto que é o modo da instituição oficializar a existência e as informações sobre os objetos que compõem o seu acervo. 

Com relação às fichas de catalogação, não há um único modelo, visto que elas devem atender especificidade do acervo. Por exemplo, em um museu de arte a ficha catalográfica terá campos de preenchimento diferentes da ficha de um museu de paleontologia, pois a natureza dos objetos exige adaptações. Porém, alguns campos devem estar presentes na ficha de qualquer objeto, como seu local de procedência, se foi comprado ou doado ao museu, seu grau de conservação, se possui avarias (como rasgos ou manchas no caso de documentos de papel), seu histórico (se passou por restauros, se foi emprestado para exposições), sua localização no museu (em que sala está, e em qual armário ou gaveta da sala), entre outros. De acordo com o Estatuto dos Museus, é dever das instituições museológicas manter a documentação sistematicamente atualizada a respeito dos bens culturais  por elas salvaguardados. Esses registros são considerados patrimônio arquivístico de interesse nacional e a partir disso estão protegidos contra extravios.